Arcadis begrijpt dat openheid en transparantie over hoe we uw gegevens beheren, gebruiken en verwerken van het grootste belang is. We doen er alles aan om uw persoonlijke gegevens te beschermen.
Hoe zorgen we ervoor dat uw gegevens worden beschermd en wat zijn uw rechten?
Privacykennisgeving - of u nu een klant, leverancier of zakenpartner bent, deze kennisgeving legt uit hoe en waarom we gegevens van personen verzamelen en gebruiken. Het geeft ook uw rechten aan voor het verkrijgen, bekijken of intrekken van uw gegevens. We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Dergelijke wijzigingen worden hier geplaatst en materiële wijzigingen worden zichtbaar gemaakt. We raden u aan deze pagina van tijd tot tijd te bekijken.
Cookie beleid - legt uit waarom en hoe we cookies gebruiken, inclusief soorten cookies en hoe u uw eigen cookievoorkeuren kunt beheren.
Contact - voor privacy gerelateerde vragen inclusief rectificatieverzoeken, inzageverzoeken en klachten, kunt u contact opnemen via privacy@arcadis.com. Klik hier voor alle andere vragen
Quicklinks:
Doeleinden waarvoor Arcadis uw persoonsgegevens verwerkt
Voor welke periode bewaart Arcadis uw persoonsgegevens?
Toegang en overdracht van persoonsgegevens
Inzage- en rectificatieverzoeken, vragen en klachten
Deze privacy berichtgeving is van toepassing op de verwerking van alle persoonsgegevens van zakelijke contacten van Arcadis N.V. en haar groepsondernemingen (hierna: ‘Arcadis’). 'Business Contact' of 'u' staat voor elk individueel persoon van wie er persoonsgegevens door Arcadis worden verwerkt in het kader van het leveren van diensten aan klanten, ontvangers van commerciële berichten van Arcadis, het ontvangen van diensten van leveranciers en het leveren van diensten samen met zakelijke partners. Dit omvat mensen die bij Arcadis werken als consultants of werknemers van derden die diensten verlenen aan Arcadis. Medewerkers van Arcadis, inclusief sollicitanten of voormalige werknemers van Arcadis, inclusief tijdelijke werknemers die werken onder de directe supervisie van Arcadis (bijvoorbeeld onafhankelijke contractanten en stagiairs) worden verwezen naar de Arcadis-privacyverklaring voor werknemers.
De lokale Arcadis-entiteit waarmee u te maken heeft en Arcadis N.V. zijn de verwerkingsverantwoordelijken van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. De contactgegevens van uw lokale Arcadis-entiteit en Arcadis N.V. zijn te vinden op de Arcadis-website.
2. Doeleinden waarvoor Arcadis uw persoonsgegevens verwerkt
2.1. Arcadis verwerkt uw persoonsgegevens voor de doeleinden zoals hieronder uiteengezet. Als Arcadis persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden dan vermeld in deze privacyverklaring, wordt u daarvan waar nodig apart op de hoogte gesteld en wordt toestemming gevraagd als de toepasselijke lokale wetgeving dit vereist.
- Beoordeling en acceptatie van een klant, sluiting en uitvoering van overeenkomsten met klanten, leveranciers en zakelijke partners. Dit doel omvat de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn in verband met de beoordeling en acceptatie van klanten, leveranciers en zakelijke partners, inclusief bevestiging en verificatie van de identiteit van relevante zakelijke contactpersonen (dit kan het gebruik van een kredietreferentiebureau of andere derde partijen inhouden), het uitvoeren van due diligence en het screenen van publiek toegankelijke sanctielijsten van de overheid (bijvoorbeeld voor nalevingsvereisten). Dit doel omvat ook de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn om overeenkomsten met klanten, leveranciers en zakelijke partners te sluiten en uit te voeren, inclusief vereiste screeningactiviteiten (bijv. Voor toegang tot gebouwen of systemen van Arcadis), levering van klantendiensten en geleverde diensten van en naar Arcadis vast te leggen en financieel te regelen.
- Ontwikkeling en verbetering van de diensten van Arcadis. Dit doel behandelt de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn voor de ontwikkeling en verbetering van Arcadis-diensten en voor onderzoek en ontwikkeling. Dit omvat het verwerken van Business Contact persoonsgegevens voor enquêtes en beoordelingen.
- Relatiemanagement en marketing. Dit doel omvat de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn voor activiteiten als het onderhouden en bevorderen van contact met klanten, leveranciers en zakelijke partners via marketingcommunicatie, accountbeheer, klantenservice, uitvoering en analyse van marktonderzoeken en marketingstrategieën.
- Uitvoering van bedrijfsprocessen, intern management en managementrapportages. Dit doel omvat de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn voor het beheer van bedrijfsmiddelen, het uitvoeren van audits en onderzoeken, financiën en boekhouding, het implementeren van bedrijfscontroles, het bieden van centrale verwerkingsfaciliteiten voor efficiëntiedoeleinden en het beheren van fusies, overnames en afstotingen. Dit doel omvat ook het verwerken van persoonsgegevens voor managementrapportage en -analyse, archivering en verzekering, juridische of zakelijke advisering en het voorkomen, voorbereiden op of het aangaan van geschillenbeslechting.
- Gezondheid, veiligheid, beveiliging en integriteit. Dit doel omvat de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn voor de bescherming van de rechten, belangen en eigendommen van Arcadis en haar werknemers, klanten, leveranciers en zakenpartners en activiteiten zoals die met betrekking tot gezondheid en veiligheid. Het omvat ook de authenticatie van de status van de klant, leverancier of zakenpartner en toegangsrechten.
- Naleving van de wet. Dit doel omvat de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een taak die wordt uitgevoerd om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan Arcadis is onderworpen, inclusief de openbaarmaking van persoonsgegevens aan overheidsinstellingen of toezichthoudende autoriteiten in verband daarmee.
- Bescherming van de vitale belangen van zakelijke contacten. Dit doel omvat de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn om de vitale belangen van u als ons zakelijke contact te beschermen.
3. Categorieën persoonsgegevens
3.1. Het onderstaande overzicht omvat de categorieën persoonsgegevens die Arcadis verwerkt voor de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring. Als Arcadis andere categorieën persoonsgegevens verwerkt dan vermeld in deze privacyverklaring, wordt u daar waar nodig afzonderlijk van op de hoogte gebracht en wordt toestemming gevraagd indien de toepasselijke lokale wetgeving dit vereist.
- Uw persoonsgegevens: inclusief werk e-mailadres, werk telefoonnummer en werkadres; privé e-mailadres; privételefoonnummer; thuisadres; functie of positie; werk geschiedenis; foto of video.
- Uw bedrijfs- en communicatiedetails: correspondentie tussen u en Arcadis; informatie om uw identiteit te controleren; uw relatie met Arcadis; uw gedrag ten opzichte van Arcadis, haar werknemers of klanten, leveranciers en zakelijke partners; geloofwaardigheid van uw bedrijf; online beschikbare informatie (informatie over de verwerking van persoonsgegevens die via cookies of soortgelijke technologieën wordt verzameld, is te vinden in de cookieverklaringen op de Arcadis-websites).
3.2. In de loop van uw zakelijke relatie met Arcadis, kan het voorkomen dat Arcadis bepaalde gegevens die als 'gevoelig' worden beschouwd, moet verzamelen. Deze gegevens worden als gevoelig aangemerkt omdat ze intieme kenmerken onthullen, zoals religie, etniciteit, criminele activiteiten of gezondheid. Dergelijke gevoelige gegevens mogen alleen worden gebruikt binnen de strikte limieten die zijn vastgelegd in de toepasselijke lokale wetgeving. Dergelijke gevoelige gegevensverwerkingsactiviteiten uitgevoerd door Arcadis kunnen, in overeenstemming met toepasselijke lokale vereisten, het volgende omvatten:
- Uw afbeelding kan door Arcadis worden verwerkt voor zover nodig voor identificatie of toekomstige referentiedoeleinden, voor toegang tot de werkplaats, veiligheidsredenen en voor de identificatie en authenticatie van klanten, leveranciers of zakelijke partners.
- Gegevens met betrekking tot crimineel gedrag, strafregisters of procedures met betrekking tot crimineel of onwettig gedrag kunnen door Arcadis worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de beoordeling en acceptatie van klanten, leveranciers of zakelijke partners ter bescherming van de rechten, belangen en bezittingen van Arcadis, haar werknemers en klanten, leveranciers en zakelijke partners en om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
- Fysieke of geestelijke gezondheidsgegevens kunnen door Arcadis worden verwerkt voor zover dit nodig is voor de beoordeling en acceptatie van een klant, leverancier of zakenpartner, de uitvoering van een overeenkomst met een klant, leverancier en zakenpartner, naleving van de plicht van Arcadis om zorg voor klanten, leveranciers en zakelijke partners te dragen en voor de bescherming van uw vitale belangen.
- Persoonsgegevens over religie of geloofsovertuigingen kunnen door Arcadis worden verwerkt voor zover dit nodig is om specifieke diensten voor een klant te huisvesten, inclusief dieetwensen of religieuze feestdagen.
3.3. Arcadis verkrijgt gewoonlijk persoonsgegevens rechtstreeks van u of via de relevante klant, leverancier of zakenpartner. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verkregen door Arcadis via openbare bronnen, waaronder sanctielijsten, handelsregisters en online sociale media zoals LinkedIn.
4. Voor welke periode bewaart Arcadis uw persoonsgegevens?
4.1. Over het algemeen zal Arcadis uw persoonsgegevens bewaren voor de duur van uw zakelijke relatie met Arcadis (bijv. Gedurende de tijd dat er Arcadis-diensten aan u worden geleverd en u onze zakelijke contactpersoon bent of gedurende de tijd dat Arcadis u commerciële berichten stuurt waarin u geïnteresseerd bent, zoals nieuwsbrieven) en met een maximum van 24 maanden daarna.
4.2. Arcadis wijkt af van deze bewaartermijnen als uw persoonsgegevens relevant zijn voor wettelijke verplichtingen. In dergelijke gevallen bewaart Arcadis uw persoonsgegevens voor de periode zoals vereist door die wettelijke verplichting (bijv. Voor de tijd dat Arcadis zijn financiële transacties moet bijhouden op basis van de belastingwetgeving)
4.3. Arcadis zal ook afwijken van deze bewaartermijnen als Arcadis een dringende noodzaak heeft om uw persoonsgegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld in het geval van lopende of verwachte rechtszaken).
5. Toegang en overdracht van persoonsgegevens
5.1. Toegang tot uw persoonsgegevens is alleen toegestaan voor zover deze toegang noodzakelijk is om het beoogde doel te dienen en voor het personeel om hun werk uit te voeren. Er zijn enkele groepen personen die geautoriseerd zijn om toegang tot uw persoonsgegevens te krijgen namelijk: het Arcadis-contactpunt en Arcadis-personeel, hieronder vallen Finance, Reporting, Internal Audit, IT, marketing en Legal.
5.2. Van tijd tot tijd kan Arcadis mogelijk persoonsgegevens beschikbaar stellen aan niet-gelieerde derden, zoals serviceproviders (bedrijven die producten en services leveren aan Arcadis, zoals betalingsaanbieders, leveranciers van IT-systemen), professionele adviseurs (zoals accountants, auditors, of advocaten), publieke en overheidsinstanties (entiteiten die Arcadis reguleren of jurisdictie hebben zoals regelgevende instanties, wetshandhavingsinstanties, overheidsinstanties en gerechtelijke instanties), of in het kader van bedrijfstransacties (in verband met een voorgestelde of feitelijke reorganisatie, fusie of verkoop). Arcadis zal overeenkomsten sluiten met externe dienstverleners en professionele adviseurs om uw gegevensbeschermingsbelangen te beschermen.
5.3 Vanwege het wereldwijde karakter van de operaties van Arcadis, moet Arcadis persoonsgegevens kunnen doorgeven aan haar eigen personeel en afdelingen in andere landen. Sommige niet-gelieerde derden kunnen zich buiten uw eigen rechtsgebied bevinden. Wanneer een dergelijke internationale gegevensoverdracht plaatsvindt naar een land met een ander gegevensbeschermingsregime, zal Arcadis ervoor zorgen dat de internationale gegevensoverdracht het beschermingsniveau van uw persoonsgegevens niet negatief beïnvloedt. Waar nodig zal Arcadis u op de hoogte houden van eventuele aanvullende details over de internationale gegevensoverdracht.
5.4. In het geval de ontvanger van de persoonsgegevens zich buiten de EER bevindt in een land dat niet geacht wordt een gegevensbeschermingsniveau te hebben dat toereikend is voor de EU, zal Arcadis ervoor zorgen dat er voor deze overdracht passende waarborgen worden getroffen, waaronder EU Modelclausules of Bindende bedrijfsvoorschriften (Binding Corporate Rules). Informatie over dergelijke waarborgen kan worden verkregen via de Arcadis Privacy Officers op privacy@arcadis.com.
6.1. Arcadis zal passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik of per ongeluk, onwettig of ongeoorloofd vernietigen, verlies, wijziging, openbaarmaking van informatie of toegang, die in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetten en voorschriften inzake privacy en gegevensbeveiliging. Dit houdt onder meer in dat serviceproviders moeten worden verplicht passende maatregelen te nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van persoonsgegevens te beschermen.
7. Inzage- en rectificatieverzoeken, vragen en klachten
7.1. U heeft het recht om een overzicht van uw persoonsgegevens op te vragen die door of namens Arcadis zijn verwerkt. Als de persoonsgegevens onjuist, onvolledig of niet zijn verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, heeft u het recht om deze persoonsgegevens te laten corrigeren of verwijderen. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (indien van toepassing). U kunt uw recht uitoefenen door contact op te nemen met de Arcadis Privacy Officers via privacy@arcadis.com.
7.2. Voor gegevensbescherming of privacy gerelateerde klachten heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Autoriteit Persoonsgegevens).
7.3. Als de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Een dergelijke intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking.
7.4. Als u in de EU bent gevestigd, heeft u ook recht op dataportabiliteit. Dit houdt in dat een kopie van uw persoonsgegevens die u aan Arcadis verstrekt, op uw verzoek in een voor de machine leesbaar formaat wordt overgedragen of wordt doorgestuurd naar een derde partij zonder belemmering.