Globalna informacja o ochronie prywatności firmy Arcadis

Arcadis rozumie, że otwartość i przejrzystość w zakresie zarządzania, wykorzystywania i przetwarzania danych osobowych ma największe znaczenie. Dokładamy wszelkich starań, aby chronić Twoje dane osobowe.


W jaki sposób zapewniamy ochronę danych i jakie są Twoje prawa?


Informacja o ochronie prywatności – niezależnie od tego, czy jesteś klientem, dostawcą czy partnerem handlowym, niniejsza informacja o ochronie prywatności wyjaśnia, w jaki sposób i dlaczego gromadzimy i wykorzystujemy Twoje dane osobowe. Zawiera ona również informacje o prawach do otrzymywania, przeglądania lub wycofywania danych. W dowolnym momencie możemy zmienić niniejszą informację o ochronie prywatności. Wszelkie takie zmiany zostaną tutaj opublikowane, a wszelkie zmiany istotne zostaną uwydatnione. Zachęcamy do regularnego przeglądania tej strony. 


Zasady dotyczące plików cookie – wyjaśnia, dlaczego i w jaki sposób wykorzystujemy pliki cookie, w tym ich rodzaje, oraz jak zarządzać własnymi preferencjami dotyczącymi plików cookie.


Kontakt z nami:


W przypadku pytań dotyczących prywatności, w tym wniosków o sprostowanie do danych, dostęp do danych i skarg, prosimy o kontakt na adres privacy@arcadis.com. Aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.


Informacje dotyczące prywatności kontaktów biznesowych


Szybkie łącza:


Informacje ogólne
W jaki sposób zbieramy dane osobowe?
Cele przetwarzania danych osobowych przez Arcadis
Kategorie danych osobowych
Wrażliwe dane osobowe
Przez jaki okres Arcadis przechowuje dane osobowe?
Dostęp do danych osobowych i ich przekazywanie
Bezpieczeństwo
Prawa indywidualne i skargi

 

1. Informacje ogólne


Niniejsza informacja o ochronie prywatności ma zastosowanie do przetwarzania wszystkich danych osobowych w kontaktach biznesowych firmy Arcadis N.V. oraz spółek grupy Arcadis (łącznie „Arcadis”). „Kontakt biznesowy” lub „Ty” oznacza każdą osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Arcadis w roli administratora. Ma to zastosowanie, gdy pracujesz u klienta, dostawcy lub partnera biznesowego firmy Arcadis, gdy jesteś odbiorcą wiadomości handlowych firmy Arcadis lub gdy masz inną relację biznesową z firmą Arcadis. Pojęcie to obejmuje to również pracowników warunkowych, osób pracujących w Arcadis jako doradcy lub pracowników podmiotów trzecich świadczących usługi dla Arcadis.

 

W informacji o ochronie prywatności następujące osoby zwane są pracownikami Arcadis: pracownicy Arcadis, osoby ubiegające się o pracę lub byli pracownicy Arcadis, pracownicy czasowi zatrudnieni przez Arcadis za pośrednictwem agencji zewnętrznej, przy czym agencja taka ponosi odpowiedzialność za wynagrodzenie, podatki i zabezpieczenia społeczne pracownika tymczasowego (z wyłączeniem pracowników warunkowych), oraz (byli) dyrektorzy wykonawczy lub niewykonawczy Arcadis lub (byli) członkowie Rady Nadzorczej bądź podobnego organu firmy Arcadis.


Lokalna jednostka Arcadis, z którą masz do czynienia, oraz Arcadis N.V. są administratorami Twoich danych osobowych, jak opisano w niniejszej informacji o ochronie prywatności. Dane kontaktowe lokalnej jednostki Arcadis oraz Arcadis N.V. można znaleźć na stronie internetowej Arcadis.


2. W jaki sposób zbieramy dane osobowe?


Zbieramy Twoje dane osobowe zarówno w trybie online, jak i offline. Najczęściej otrzymujemy Twoje dane osobowe:


  • W ramach bezpośredniej interakcji z nami, zarówno podczas prowadzenia interesów, jak i podczas odwiedzania naszych imprez lub strony internetowej. 
  • Od Twojego pracodawcy, gdy pracodawca jest naszym klientem, dostawcą lub partnerem biznesowym, dzięki czemu możemy wykonywać nasze usługi i współpracować z Tobą. 
  • Z publicznych źródeł danych, takich jak listy sankcyjne, rejestry handlowe i serwis LinkedIn, na przykład tam, gdzie potrzebujemy takich danych osobowych, aby zweryfikować Twoją tożsamość przed podjęciem współpracy.

3. Cele przetwarzania danych osobowych przez Arcadis 


Arcadis przetwarza Twoje dane osobowe w celach określonych poniżej. Informujemy również o podstawie prawnej, zgodnie z którą przetwarzamy Twoje dane osobowe (zgodnie z wymogami unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych). W przypadku gdy za podstawę prawną przyjmujemy nasz uzasadniony interes, zawsze staramy się zachować równowagę pomiędzy naszym uzasadnionym interesem gospodarczym opisanym poniżej a Twoją prywatnością.


Jeśli firma Arcadis będzie przetwarzać dane osobowe w celach innych niż wymienione w niniejszej informacji o ochronie prywatności, zostaniesz o tym poinformowany(-a) oddzielnie, jeśli jest to wymagane, a w razie potrzeby poprosimy Cię o zgodę, jeśli wymagają tego lokalne przepisy.


3.1. Ocena i akceptacja klientów, zawieranie i wykonywanie umów z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi. Cel ten obejmuje przetwarzanie danych osobowych, które są niezbędne na potrzeby oceny i akceptacji klientów, dostawców i partnerów biznesowych, w tym potwierdzania i sprawdzania tożsamości odpowiednich kontaktów biznesowych (w tym korzystania z usług agencji informacji kredytowej ub innych osób trzecich) oraz przeprowadzenia badań due diligence oraz badań sprawdzających w odniesieniu do publicznie dostępnych wykazów sankcji stosowanych przez organy rządowe i/lub organy ścigania (np. w odniesieniu do wymogów w zakresie zgodności z przepisami). Cel ten obejmuje również przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do zawierania i wykonywania umów z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi, w tym realizacji wymaganych czynności sprawdzających (np. w celu uzyskania dostępu do pomieszczeń lub systemów Arcadis), świadczenia usług dla klientów oraz do rejestracji i finansowego rozliczenia świadczonych usług i projektów dla firmy Arcadis i od niej.


  • Podstawą prawną tych czynności przetwarzania jest:
    • fakt, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną;
    • zgodności z obowiązkiem prawnym, któremu podlega firma Arcadis; lub
    • nasz uzasadniony interes.

3.2. Rozwój i poprawa usług firmy Arcadis. Cel ten dotyczy przetwarzania danych osobowych niezbędnych do rozwoju i poprawy usług firmy Arcadis oraz do badań i rozwoju. Obejmuje to przetwarzanie danych osobowych kontaktów biznesowych w celu prowadzenia ankiet, przeglądów i badań.


  • Podstawą prawną tych działań przetwarzania jest nasz uzasadniony interes.

3.3. Zarządzanie relacjami i marketing. Cel ten obejmuje przetwarzanie danych osobowych niezbędne do takich działań, jak utrzymywanie i promowanie kontaktów z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi poprzez komunikację marketingową, zarządzanie kontami, usługi dla klientów, przeprowadzanie i analiza ankiet rynkowych i strategii marketingowych.


  • Podstawą prawną tych czynności przetwarzania jest:
    • Twoja zgoda;
    • fakt, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną; lub
    • nasz uzasadniony interes.

3.4. Realizacja procesów biznesowych, zarządzanie wewnętrzne i raportowanie zarządcze. Cel ten obejmuje przetwarzanie danych osobowych niezbędne do zarządzania aktywami spółki, przeprowadzania audytów i dochodzeń, przeglądu i monitorowanie zgodności z wewnętrznymi zasadami i procedurami, finansowania i księgowości, wdrażania kontroli biznesowych, zapewniania centralnej infrastruktury przetwarzania w celach efektywności oraz zarządzania fuzjami, przejęciami i dywestycjami. Cel ten obejmuje również przetwarzanie danych osobowych do celów sprawozdawczości i analizy zarządzania, archiwizacji i ubezpieczeń, doradztwa prawnego lub biznesowego oraz zapobiegania sporom, przygotowywania się do ich rozwiązywania lub angażowania się w nie.


  • Podstawą prawną tych czynności przetwarzania jest:
    • fakt, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną;
    • zgodności z obowiązkiem prawnym, któremu podlega firma Arcadis; lub
    • nasz uzasadniony interes.

3.5. Cele w zakresie zdrowia i higieny, bezpieczeństwa integralności. Cel ten obejmuje przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do ochrony praw, interesów i majątku Arcadis i jego pracowników, klientów, dostawców i partnerów biznesowych oraz działań związanych z BHP. Obejmuje to również uwierzytelnianie statusu klienta, dostawcy lub partnera biznesowego oraz prawa dostępu.


  • Podstawą prawną tych czynności przetwarzania jest:
    • fakt, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną;
    • zgodności z obowiązkiem prawnym, któremu podlega firma Arcadis; lub
    • nasz uzasadniony interes.

3.6. Zgodność z prawem. Cel ten obejmuje przetwarzanie danych osobowych, które jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w celu wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega Arcadis, w tym ujawnianie danych osobowych instytucjom rządowym lub organom nadzoru.


  • Podstawą prawną tych czynności przetwarzania jest przestrzeganie obowiązku prawnego, któremu podlega Arcadis.

3.7. Ochrona żywotnych interesów kontaktów biznesowych. Cel ten obejmuje przetwarzanie danych osobowych, które jest niezbędne do ochrony Twoich żywotnych interesów jako naszego kontaktu biznesowego.


  • Podstawą prawną tych czynności przetwarzania jest ochrona żywotnych interesów danej osoby.

4. Kategorie danych osobowych 


Poniższy przegląd zawiera kategorie danych osobowych przetwarzane przez Arcadis w celach opisanych w niniejszej informacji o ochronie prywatności. Jeśli firma Arcadis będzie przetwarzać kategorie danych osobowych inne niż wymienione w niniejszej informacji o ochronie prywatności, zostaniesz o tym poinformowany(-a) oddzielnie, jeśli jest to wymagane, a w razie potrzeby poprosimy Cię o zgodę, jeśli wymaga tego lokalne prawo.


4.1. Twoje dane osobowe: w tym służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu i służbowy adres, prywatny adres e-mail, prywatny numer telefonu, adres domowy, funkcja lub stanowisko, historia zatrudnienia, zdjęcie lub film.


4.2. Twoja firma i szczegóły komunikacji: korespondencja między Tobą a Arcadis; informacje umożliwiające sprawdzenie Twojej tożsamości, Twoja relacja z Arcadis, Twoje zachowanie wobec firmy Arcadis, jej pracowników lub klientów, dostawców i partnerów biznesowych, wiarygodność Twojej firmy, informacje dostępne online (informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zbieranych za pomocą plików cookie lub podobnych technologii można znaleźć w oświadczeniach dotyczących plików cookie na stronach internetowych Arcadis). 


5. Wrażliwe dane osobowe


W trakcie relacji biznesowej z firmą Arcadis może zaistnieć potrzeba gromadzenia przez nią pewnych danych, które są postrzegane jako „wrażliwe”, ponieważ dotyczą kwestii takich jak wyznanie, pochodzenie etniczne, czyny przestępcze czy stan zdrowia. Takie dane wrażliwe są wykorzystywane wyłącznie w ściśle określonych granicach określonych przez obowiązujące prawo lokalne.


Przetwarzanie wrażliwych danych realizowane przez Arcadis może, zgodnie z obowiązującymi lokalnymi wymogami, obejmować:


5.1. Twój wizerunek może być przetwarzany przez firmę Arcadis w zakresie, w jakim jest to konieczne do identyfikacji lub wykorzystania w przyszłości, ze względów bezpieczeństwa oraz dostępu do obiektów w celu identyfikacji i uwierzytelnienia klientów, dostawców lub partnerów biznesowych.


5.2 Dane dotyczące zachowań przestępczych, rejestry karne lub postępowania dotyczące przestępstw lub bezprawnych zachowań mogą być przetwarzane przez firmę Arcadis w zakresie niezbędnym do oceny i akceptacji klientów, dostawców lub partnerów biznesowych, w celu ochrony praw, interesów i aktywów firmy Arcadis, jej pracowników i klientów, dostawców i partnerami biznesowymi oraz do przestrzegania obowiązujących zobowiązań prawnych.


5.3 Dane dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego mogą być przetwarzane przez firmę Arcadis w zakresie niezbędnym do oceny i akceptacji klienta, dostawcy lub partnera biznesowego, realizacji umowy z klientem, dostawcą i partnerem biznesowym, przestrzegania obowiązków Arcadis w zakresie dbałości o klientów, dostawców i partnerów biznesowych oraz ochrony Twoich żywotnych interesów.


5.4. Dane osobowe dotyczące religii lub przekonań mogą być przetwarzane przez firmę Arcadis w zakresie, w jakim jest to konieczne do obsługi określonych usług dla klienta, w tym wymogów dietetycznych lub świąt religijnych.


W razie potrzeby przed rozpoczęciem przetwarzania wrażliwych danych osobowych wymagana będzie Twoja wyraźna zgoda. Inne podstawy prawne, w oparciu o które firma Arcadis może przetwarzać wrażliwe dane osobowe, jak opisano powyżej, to:


  • uzasadniony interes firmy Arcadis, aby chronić jej prawa, interesy i aktywa oraz prawa, interesy i aktywa swoich pracowników, klientów, dostawców i partnerów biznesowych;
  • uzasadniony interes Arcadis, aby ustalić Twoją tożsamość i status;
  • przestrzeganie obowiązku prawnego, któremu podlega Arcadis.

6. Przez jaki okres Arcadis przechowuje dane osobowe? 


Ogólnie rzecz biorąc, Arcadis zachowa Twoje dane osobowe przez okres trwania relacji biznesowej z firmą Arcadis (np. w czasie, gdy usługi Arcadis są świadczone Twojemu pracodawcy i jesteś naszym kontaktem biznesowym) oraz przez okres niezbędny po zakończeniu świadczenia usług. Okres ten będzie zależeć od naszego celu wykorzystania Twoich danych osobowych. Przykłady:


  • Jeśli Twoje dane kontaktowe są zawarte w naszych fakturach, będziemy przechowywać te dane osobowe wraz z naszymi fakturami (zwykle 7 lat na podstawie przepisów podatkowych).
  • Jeśli Twoje dane kontaktowe są zawarte w naszych planach projektu, zachowamy te dane osobowe zgodnie z okresami przechowywania planu projektu (zwykle 10 lat w zależności od projektu).
  • Jeśli będziemy potrzebować Twoich danych osobowych do celów identyfikacji i weryfikacji, będziemy przechowywać te dane osobowe tak długo, jak lokalne przepisy wymagają zachowania dowodu weryfikacji.
  • Jeśli jesteś jednym z naszych potencjalnych klientów, zachowamy Twoje dane kontaktowe w czasie, kiedy firma Arcadis będzie wysyłać Ci interesujące Cię wiadomości handlowe (takie jak biuletyny) oraz przez kolejne 24 miesiące. 

Firma Arcadis odbiegnie od tych okresów przechowywania, jeśli zaistnieje pilna potrzeba zachowania Twoich danych osobowych dłużej (np. w przypadku toczących się lub oczekiwanych sporów sądowych).


7. Dostęp do danych osobowych i ich przekazywanie


7.1. Dostęp do Twoich danych osobowych jest dozwolony tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji zamierzonego celu oraz do wykonywania przez odpowiedni personel swoich zadań. Pracownicy upoważnieni do dostępu do danych osobowych to m.in. punkt kontaktowy Arcadis oraz personel Arcadis, w tym pracownicy działu finansowego, sprawozdawczego, audytu wewnętrznego, informatycznego, marketingu i prawnego.


7.2. W dowolnym momencie może zaistnieć potrzeba udostępnienia danych osobowych niepowiązanym stronom trzecim, takim jak dostawcy usług (firmy dostarczające Arcadis produkty i usługi, takie jak dostawcy usług płatniczych, dostawcy systemów IT), zawodowi doradcy (np. księgowi, audytorzy lub prawnicy), organy publiczne i rządowe (podmioty, które regulują lub mają jurysdykcję nad działalnością firmy Arcadis, takie jak organy regulacyjne, organy ścigania, organy publiczne i organy sądowe) lub w kontekście transakcji korporacyjnych (w związku z proponowaną lub rzeczywistą reorganizacją, połączeniem lub sprzedażą). Firma Arcadis będzie zawierała umowy z zewnętrznymi dostawcami usług i doradcami zawodowymi w celu ochrony Twoich interesów w zakresie ochrony danych.


7.3. Ze względu na globalny charakter działalności firmy Arcadis może zaistnieć potrzeba ujawnienia danych osobowych pracownikom i działom firmy w innych krajach. Niektóre niepowiązane podmioty trzecie mogą znajdować się poza Twoją jurysdykcją. W przypadku gdy takie międzynarodowe przekazywanie danych ma miejsce w kraju o innym systemie ochrony danych, firma Arcadis dopilnuje, aby międzynarodowy transfer danych nie miał negatywnego wpływu na bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. W razie potrzeby Arcadis poinformuje Cię o wszelkich dodatkowych szczegółach dotyczących międzynarodowego transferu danych.


7.4. W przypadku gdy odbiorca danych osobowych ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym w kraju, który nie jest uznawany za kraj o poziomie ochrony danych odpowiednim dla UE, firma Arcadis zapewni, że przekazanie danych będzie oparte na odpowiednich zabezpieczeniach, w tym wzorcowych klauzulach UE lub wiążących zasadach korporacyjnych. Informacje na temat takich zabezpieczeń można uzyskać za pośrednictwem inspektorów ochrony danych osobowych Arcadis pod adresem privacy@arcadis.com.


8. Bezpieczeństwo 


8.1. Firma Arcadis podejmie odpowiednie środki techniczne, fizyczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed niewłaściwym wykorzystaniem lub przypadkowym, niezgodnym z prawem lub nieuprawnionym zniszczeniem, utratą, zmianą, nabyciem lub dostępem, a środki te będą zgodne z obowiązującymi przepisami i regulacjami w zakresie ochrony prywatności i danych. Będzie to między innymi wymóg wobec dostawców usług, aby stosowali odpowiednie środki w celu ochrony poufności i bezpieczeństwa danych osobowych.


9. Prawa indywidualne i skargi


9.1. W przypadku gdy dane osobowe będą nieprawidłowe lub niekompletne, masz prawo do poproszenia firmy Arcadis o wprowadzenie poprawek lub uzupełnień do tych danych.


9.2. Niektóre przepisy lokalne przyznają prawo dostępu do danych osobowych i ich usuwania, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do cofnięcia zgody i prawo do przenoszenia danych. Aby ocenić, czy posiadasz te prawa na podstawie lokalnych przepisów lub regulacji, skontaktuj się z lokalnym inspektorem ochrony danych osobowych.


Na czym polegają te prawa?


9.3. Prawo dostępu oznacza, że masz prawo zażądać przeglądu swoich danych osobowych przetwarzanych przez firmę Arcadis lub w jej imieniu. Prawo do usunięcia i ograniczenia oznaczają, że jeśli Twoje dane osobowe nie są przetwarzane zgodnie z obowiązującym prawem, możesz zażądać usunięcia lub ograniczenia tych danych osobowych (w stosownych przypadkach). Prawo do sprzeciwu oznacza, że możesz sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych (w stosownych przypadkach).


9.4. Prawo do przenoszenia danych oznacza, że kopia Twoich danych osobowych udostępniona przez Ciebie firmie Arcadis zostanie, na Twoje żądanie, przesłana do Ciebie w popularnym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub bez przeszkód przesłana stronie trzeciej.


9.5. Prawo do wycofania zgody oznacza, że jeśli przetwarzanie Twoich danych osobowych było oparte na zgodzie, masz prawo taką zgodę wycofać. Wycofanie zgody nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania w oparciu o zgodę przed jej cofnięciem. Ustawieniami subskrypcji można zarządzać za pośrednictwem naszej witryny subskrypcji.


9.6. Możesz skorzystać ze swoich praw lub złożyć skargę, kontaktując się z inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem privacy@arcadis.com. Firma Arcadis wykona Twoje żądanie zgodnie z lokalnymi przepisami obowiązującymi w Twojej sytuacji.


9.7. W przypadku skarg dotyczących ochrony danych lub prywatności przysługuje Ci również prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego. 


Obowiązuje od dnia 23 maja 2018 r.

Connect with {name} for more information & questions

Arcadis will use your name and email address only to respond to your question. More information can be found in our Privacy policy