Soms komen de mooiste projecten bijna per toeval tot stand. Zo stond ik in het kader van een andere klus na te praten met de programmamanager duurzaamheid stations van ProRail. Daarbij vertelde ze dat ze bezig waren met klimaatadaptatie van stations in Nederland, maar dat ze een beetje vastliepen met het opstellen van een strategie. Dat klonk interessant, dus bood ik aan om daar eens vrijblijvend over mee te denken. We hebben immers een heel team voor klimaatadaptatie en beschikken ook over veel expertise op het gebied van stations. Uiteindelijk kwam uit dit informele gesprek een boeiende opdracht voort.
Tijdens de offertefase was het even zoeken, zoals wel vaker bij strategische opdrachten. Naar welk detailniveau zijn ze op zoek? En hoe nemen we onze opdrachtgever mee in het maken van keuzes? Uiteindelijk kozen we voor een aanpak met veel werksessies. En dan niet alleen met ProRail, maar ook met NS Stations als eigenaar van de stations in Nederland. Bij de sessies zaten er zowel mensen van beheer en onderhoud als de programmamanagers duurzaamheid aan tafel, en dat was soms best een uitdaging. Aan de ene kant wil je het met een strategie nog wat abstract en algemeen houden, maar bij beheer en onderhoud willen ze natuurlijk ook weten wat dit concreet tot gevolg heeft. Dus was het aanvankelijk veel schakelen tussen inzoomen op de inhoud en weer teruggaan naar een helikopterview.
Reduceren van risico’s
Bovendien was de materie voor veel deelnemers nieuw. Iedereen wist wel wat klimaatadaptatie en verduurzaming is, maar ze waren minder bekend met onze assetmanagementbenadering. Daarmee analyseerden we de klimaatbedreigingen per station en beoordeelden ProRail en NS Stations vervolgens op basis van acht risico-omgevingen (zoals veiligheid, impact op bereikbaarheid en klanttevredenheid) wat de mate van acceptatie is. Het is nou eenmaal niet haalbaar om alle risico's tot nul te reduceren. Bij het maken van deze beoordelingen hebben we de klant eveneens geholpen.
Team vol experts
Voor dit project kon ik terugvallen op een deskundig team. Arrien Borst is een expert op het gebied van assetmanagement en stedelijk water, terwijl Zita Hegger de soms theoretische materie uitstekend wist te vertalen naar de praktijk. Joost van Kleij bracht ondertussen per station de klimaatbedreigingen in kaart. Ook de inbreng van Janieke Scholten was erg waardevol. Ze deed haar afstudeeronderzoek naar klimaatadaptatie bij ProRail en werkt nu als junior bij Arcadis. Haar bevindingen konden we heel goed gebruiken voor ons vervolgonderzoek. Er ligt nu een gedegen strategie waarmee de klant echt aan de slag kan, dankzij de combinatie van onze expertise en ons vermogen om die kennis te vertalen naar de gevolgen voor de organisatie.
Tevreden klant
Als projectleider zat ik vooral op het proces, dus het bewaken van planning, budget, voortgang en kwaliteit. Soms moest ik even ingrijpen, bijvoorbeeld als de klant met vragen kwam die niet in de oorspronkelijke offerte waren opgenomen. Ook de planning vergde de nodige aandacht, omdat we in de zomer opleverden. Dan is net iedereen op vakantie, terwijl er wel allerlei mensen naar moeten kijken. Dat coördineerde ik dan ook. Ten slotte heb ik meegewerkt aan de eindredactie van het stuk, zodat ook iemand die minder goed in de materie zit begrijpt waar het over gaat. De klant was erg te spreken over ons vermogen om zo’n complexe materie op een begrijpelijke manier over te brengen. Ons project inspireerde ook de Arcadis-collega’s in Duitsland, die onze benadering bij de Deutsche Bahn onder de aandacht gaan brengen. Het proces verliep uiteindelijk vrij soepel, ook al omdat NS Stations en ProRail op één lijn zaten. Ze zijn nu aan zet om hier intern mee verder te gaan, maar bij het vervolg kunnen we hen zeker weer helpen.
