Das komplexe Geschäftsumfeld von heute erfordert, dass wir Integrität fest in unseren Werten, unserer Kultur und unseren täglichen Geschäftsgrundsätze verankern. Integrität bedeutet, dass wir stets nach den höchsten professionellen und ethischen Standards arbeiten und Vertrauen schaffen, indem wir transparent, ehrlich und verantwortungsbewusst sind. Integrität bedeutet, dass wir unsere hohe Verantwortung gegenüber unseren Kund*innen, Aktionären, Geschäftspartner*innen und Mitarbeiter*innen, der Öffentlichkeit sowie gegenüber Regierungen und den Gesetzen und der Kultur der Länder, in denen wir tätig sind, wahrnehmen. Die Allgemeinen Geschäftsgrundsätze von Arcadis (AGBP) definieren unsere Auslegung der Geschäftsethik und bilden unseren Verhaltenskodex. Die AGBP wurden von dem globalen Management von Arcadis entwickelt; sie bilden die Richtschnur für unsere geschäftlichen Entscheidungen und Handlungen auf der ganzen Welt und auf allen Ebenen und gelten gleichermaßen für das Handeln des Unternehmens und für das individuelle Verhalten aller unserer Mitarbeiter*innen bei der Ausübung der Geschäfte von Arcadis. Arcadis ist sich bewusst, dass die tatsächliche Integrität in unserem Tagesgeschäft durch die Verpflichtung unserer Mitarbeiter*innen und Dritter, mit denen wir Geschäfte machen, zur Einhaltung der AGBP unterstützt wird.
Governance
Arcadis erkennt an, dass die letztendliche Verantwortung für die Umsetzung und Anwendung der AGBP bei der Geschäftsführung von Arcadis und die Hauptverantwortung bei den operativen Einheiten (erste Verteidigungslinie) liegt. Das Corporate Compliance Committee setzt sich aus dem Global General Counsel, dem Chief People Officer (Mitglied des Executive Leadership Teams) sowie dem Global Compliance Officer zusammen. Der Global Compliance Officer berichtet in Sachen Integrität und Einhaltung der AGBP sowie damit zusammenhängende (mutmaßliche) Probleme dem Corporate Compliance Committee, dem CEO von Arcadis und dem Prüfungs- und Risikoausschuss des Aufsichtsrats von Arcadis (Arcadis Audit and Risk Committee, AARC) oder direkt dem Supervisory Board. Auf Länderebene werden die Compliance-Aufgaben durch eine/n Compliance-Beauftragte/n und ein Compliance-Committee wahrgenommen. Jedem Compliance-Committee gehören der oder die Compliance-Beauftragte sowie Expert*innen aus den Bereichen Recht und Personalwesen an. Diese Wahrnehmung der e-Compliance-Aufgaben ist die zweite Verteidigungslinie, die die erste Verteidigungslinie durch Identifizierung und Analyse der wichtigsten Risiken in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien, durch Erkennung von Trends, durch Eindämmung von Compliance-Risiken mit der Einführung von Richtlinien, Standards, Verfahren und Leitlinien, durch Schulung und Sensibilisierung sowie durch regelmäßige Bewertung der Wirksamkeit der risikomindernden Kontrollen unterstützt.
Das Internal Audit stellt die dritte Verteidigungslinie dar. Die Prioritäten für das Internal Audit werden in einem jährlichen Prüfungsplan festgelegt – einschließlich entsprechender Risiken im Zusammenhang mit den AGBP und der Compliance-Einhaltung. Spezifische Antikorruptionsstandards (SACS) enthalten konkrete Richtlinien für Geschenke, Bewirtungen und Zahlungen an Dritte. Arcadis hat sein Bekenntnis zum UN Global Compact-Grundsatz zur Korruptionsbekämpfung durch Verweis auf die SACS in den AGBP verankert. Führungskräfte und Compliance-Beauftragte haben im Laufe des Jahres in verschiedenen Regionen und Ländern gezielte Antikorruptionsschulungen durchgeführt, die auf die lokalen Gesetze und Vorschriften zugeschnitten waren.
Umgang mit Dilemma-Situationen
Die AGBP können die Vielzahl von Dilemmasituationen aus allen Rechtsgebieten und in jedem Tätigkeitsbereich, die sich während unserer täglichen Arbeit ergeben könnten, nicht vorhersehen. Eine wirksame Strategie ist, Dilemmas zu erkennen und Verantwortung für deren Bewältigung zu übernehmen. Arcadis unterstützt seine Mitarbeiter*innen dabei, geschäftliche Dilemmas zu erkennen und diese untereinander und mit ihren Vorgesetzten zu besprechen, um Integrität zu einem festen Bestandteil unseres Unternehmensalltages zu machen. Tatsächliche AGBP-relevante Situationen werden für Mitarbeiterschulungen in anonymisierte Dilemmaversionen umgearbeitet, um so das Bewusstsein zu schärfen und sicherzustellen, dass die daraus gezogenen Lehren nachhaltig wirkungsvoll sind.
Mehrwert für Kunden
Wir sind ein verlässlicher Partner für unsere Kunden und möchten unsere Leistungen erbringen, ohne die Interessen unserer Aktionäre zu gefährden. Wir bieten unsere Leistungen zu Bedingungen an, die unser unabhängiges professionelles Urteilsvermögen nicht beeinträchtigen, und sind bestrebt, für unsere Kunden einen Mehrwert zu schaffen. Wir weisen unsere Kunden offen auf mögliche Interessenkonflikte hin, die sich bei der Erbringung unserer Leistungen ergeben könnten.
Verantwortungsvolle Beschäftigungspraktiken
Die Mitarbeiter*innen sind der Schlüssel zum Erfolg von Arcadis. Wir achten die Menschen- und Arbeitsrechte, damit unsere Mitarbeiter*innen in einem sicheren, gesunden, professionellen und unterstützenden Umfeld arbeiten können. Wir fördern Engagement und unterstützen die persönliche Entwicklung durch weitreichende Richtlinien und Initiativen. Alle Mitarbeiter*innen von Arcadis haben die gleichen Chancen auf persönliche Anerkennung, Beförderung, Karriereentwicklung und Entlohnung, unabhängig von Herkunft oder Weltanschauung. Keine Form der Diskriminierung wird geduldet. Die Menschenrechts- und Arbeitsrechts-Richtlinie wurde 2021 aktualisiert und gilt gleichermaßen für die Personaleinstellung, unsere Lieferketten und den Einkauf.
Diese Richtlinien werden durch eine über drei Jahre laufende Roadmap für Menschenrechte unterstützt, welche die Umsetzung begleiten soll. In dieser Richtlinie werden unsere Ziele im Einklang mit den weltweiten Erwartungen in Bezug auf alle unsere Tätigkeiten, unseren Einkauf einschließlich der Lieferketten und der Projektarbeit, die wir für unsere Kunden leisten, dargelegt.
Überwachung und Rechenschaftspflicht
Arcadis verlangt von allen Mitarbeiter*innen, dass sie die AGBP und das SACS verstehen, unterschreiben und einhalten. Mindestens alle zwei Jahre absolvieren die Mitarbeiter*innen von Arcadis eine Online-Schulung, um das Bewusstsein für unsere AGBP und Werte zu schärfen. Diese Schulung befasst sich speziell mit Themen wie Korruption, Bestechung, Interessenkonflikten, wettbewerbswidrigen Praktiken und anderen Risiken, denen unsere Mitarbeiter*innen ausgesetzt sein könnten. Sie wurde im November 2020 eingeführt und in 16 Sprachen zur Verfügung gestellt. Neue Mitarbeiter*innen müssen diese AGBP-Schulung innerhalb von 30 Tagen nach ihrem Arbeitsantritt erfolgreich durchführen. Im Jahr 2021 haben insgesamt 94 % aller Mitarbeiter*innen die AGBP-Schulung bestanden. Die nächste Runde der Integritätsschulung für alle unsere Mitarbeiter*innen findet im Jahr 2022 statt.
Arcadis überwacht mit vierteljährlich zu erstellenden Berichten über (vermeintliche) AGBP-Probleme und durch Berichte jeweils zur Jahresmitte über die Fortschritte bei der Umsetzung des jährlich festgelegten globalen Integritäts- und Korruptionsbekämpfungsprogramms die Einhaltung der AGBP in allen Konzern-Gesellschaften. Darüber hinaus bestätigt das jeweilige Management aller Konzern-Gesellschaften die Einhaltung der AGBP und die Wirksamkeit der globalen Kontrollen in Bezug auf die Arcadis-Risikokategorie der Einhaltung von Regulatory & Policy Compliance durch ein jährliches Nachweisdokument.
Integritäts-Leitung
Arcadis verfügt über ein Meldeverfahren zu potenziellen Verstößen gegen die AGBP und/oder damit verbundene Richtlinien, das auch eine global verfügbare, anonyme Integritäts-Leitung zur Verfügung stellt, die von einem externen Unternehmen verwaltet wird, für den Fall, dass es den Mitarbeiter*innen unangenehm ist, sich an eine Vorgesetzte oder einen Vorgesetzten, ihren Compliance Officer oder das zuständige Compliance Committee zu wenden. Diese Integritäts-Leitung ist für unsere Mitarbeiter*innen rund um die Uhr in 16 Sprachen erreichbar. Meldungen über potenzielles oder vermutetes Fehlverhalten oder andere AGBP-Probleme können in der jeweiligen Muttersprache gemacht werden.
1. Mitarbeiter*innen, die im Laufe des Monats Dezember neu eingestellt wurden oder sich am 31. Dezember in Langzeiturlaub befinden, haben die AGBP-Schulung und den Test bis zum 31. Dezember möglicherweise noch nicht bestanden. Infolgedessen ist es wahrscheinlich, dass Arcadis am 31. Dezember des betreffenden Berichtsjahres nicht in der Lage ist, eine Erfolgsquote von 100 % zu erreichen.
Im Jahr 2021 wurden insgesamt 91 mutmaßliche Verstöße gegen die AGBP über die verschiedenen Meldekanäle gemeldet, unter anderem an das Arcadis Corporate Compliance Committee (2020: 72). Alle mutmaßlichen Verstöße wurden beurteilt und, soweit erforderlich, weiter untersucht oder es wurden Empfehlungen abgegeben, mit Ausnahme von 24 mutmaßlichen Verstößen, die noch bewertet oder gegebenenfalls untersucht werden. Darüber hinaus gab es 5 Berichte über mutmaßliche Verstöße aus der Zeit vor 2021, die im Laufe des Jahres noch bewertet oder erforderlichenfalls untersucht wurden. Unangemessenes Verhalten (im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis) war die Kategorie mit den meisten gemeldeten Problemen.
Im Jahr 2021 gab es auf Grundlage unserer Beurteilung und/oder Untersuchung keine bestätigten Korruptions- oder Bestechungsvorfälle. Verstöße gegen die AGBP können zu Sanktionen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen. Unternehmensweit gab es bei Arcadis 13 Entlassungen aus Gründen, die mit Verstößen gegen die AGBP zusammenhängen. Arcadis macht seine Mitarbeiter*innen nicht für Geschäftseinbußen verantwortlich, die sich aus der Einhaltung der AGBP und ihrer Meldepflichten ergeben. Arcadis hat auch ein Meldeverfahren eingeführt, das seinen externen Geschäftspartnern (Lieferanten, Kunden und anderen Dritten) zur Verfügung steht, um etwaige Bedenken zu melden, dass ein Verstoß gegen die AGBP oder damit zusammenhängende Vorschriften vorliegen könnte. Auch zu diesem Verfahren gehört eine anonyme globale Integritäts-Leitung, die von einer dritten Partei verwaltet wird.
Diese anonyme externe Integritäts-Leitung steht rund um die Uhr für den Fall zur Verfügung, dass unsere Geschäftspartner Bedenken, vermutetes Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit mit Arcadis nicht direkt an ihre Kontaktperson bei Arcadis melden möchten. Die Verfügbarkeit der externen Integritäts-Leitung von Arcadis stellt auch sicher, dass wir die neuen regulatorischen Anforderungen (u. a. die EU-Whistleblower-Directive) und die UN Guiding Principles for Business and Human Rights erfüllen. Meldungen können in der jeweiligen Landessprache erfolgen und sind über lokale Telefonnummern oder das Internet zugänglich.
Arcadis verfügt auch über ein Meldeverfahren für seine Geschäftspartner, die Bedenken äußern möchten, dass gegen die AGBP und damit verbundene Richtlinien wie die spezifischen Korruptionsbekämpfungsstandards, die Nachhaltigkeitsrichtlinie, die Menschenrechts- und Arbeitsrechts-Richtlinien sowie die Vergabevorschriften verstoßen wird. Zu diesem Verfahren gehört eine anonyme globale Integritäts-Leitung, die von einer dritten Partei verwaltet wird. Diese Integritäts-Leitung von Arcadis steht rund um die Uhr für den Fall zur Verfügung, dass unsere Geschäftspartner Bedenken, vermutetes Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit mit Arcadis nicht direkt an ihre Kontaktperson bei Arcadis melden möchten. Meldungen können in der jeweiligen Landessprache erfolgen und sind über lokale Telefonnummern oder das Internet zugänglich.
Arcadis wird den Bedenken unserer Geschäftspartner nachgehen, sie aufgreifen, darauf reagieren und bei Verstößen angemessene Korrekturmaßnahmen ergreifen. Arcadis ist sich bewusst, dass gemeldete Bedenken sich auf Dritte beziehen oder vertraulich sein können, und versichert, dass sie so behandelt werden, dass dies keine Auswirkungen auf den Meldenden hat, der in gutem Glauben gehandelt hat. Um ein Anliegen zu melden, können unsere Aktionäre auch eine E-Mail an compliance@arcadis.com senden. Informationen darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten oder wie Sie unser Datenschutzbüro kontaktieren können, finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.
Letzte Aktualisierung: 12. April 2022