Tempi straordinari richiedono misure straordinarie. È ancora presto per capire se i cambiamenti che stiamo affrontando abbiano natura temporanea o rappresentino il preludio di una trasformazione totale e definitiva dei nostri stili di vita, del nostro modo di rapportarci e quindi, dei nostri metodi di lavoro. Ma sappiamo, senza alcun dubbio, che un cambiamento, qui ed ora, ci è richiesto. Un cambiamento che richiede capacità di adattamento e resilienza, un cambiamento che si ascrive appieno alla κρίσις (crisi) greca: la fase delle scelte e delle decisioni.
Lo smart-working è la modalità di lavoro a cui la maggior parte di noi è chiamata per far fronte a questo straordinario momento.
Il lavoro agile, come viene definito dai giuslavoristi, concede una grande autonomia nel ripensare le proprie abitudini di lavoro, a fronte però del raggiungimento di risultati definiti con chiarezza e disciplina. Implica una riconsiderazione intelligente della prassi con cui si svolgono le attività lavorative e un ripensamento dello spazio, sia quello casalingo, che e quello mentale.
È necessario rimuovere i modelli inadeguati ed i vincoli che si portano appresso: “ufficio singolo” o “open space” sono definizioni legate a concetti che non coesistono con i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità, che sono, invece, centrali nello smart-working.
Chi lavora in smart-working deve essere consapevole che i limiti imposti dall’ambiente in cui opera (la propria casa), possono incidere negativamente sugli obiettivi aziendali (preservare la produttività). Questa situazione nasconde qualche insidia e molte opportunità ma deve essere comunque approcciata dai lavoratori con attenzione ed un rinnovato senso di responsabilità.
Come nello sport “non esiste una manifestazione di forza senza tecnica”, così anche nello smart-working non è sufficiente accendere il laptop e lavorare per ottenere i risultati attesi. È necessario aiutarsi nella transizione e seguire con scrupolo alcune tecniche che possono risultare molto semplici ma che spesso, proprio per questo, non sono prese nella giusta considerazione. Tra questi, le più comuni sono: lo stabilire i confini spazio-temporali tra lavoro e famiglia, il rispetto della propria immagine almeno nella parte visibile in webcam e lo stilare una tabella di marcia, che definisca i momenti di attività e quelli di pausa.
In particolar modo, chi è chiamato ad obiettivi fondati sul lavoro di squadra, è necessario che si adatti ed aiuti i colleghi a adattarsi alla nuova realtà rapidamente, per evitare ripercussioni negative sulla qualità delle proprie attività e sulla propria vita famigliare.
Di seguito, alcune regole per aiutare e facilitare la transizione.
- È fondamentale mantenere contatti di qualità tra colleghi. Per questo, è bene usare programmi che consentano la video chiamata, da preferire sempre al semplice audio, nonché la condivisione dei documenti.
- Le comunicazioni via e-mail sono lente ed impersonali: vanno utilizzate preferibilmente per le comunicazioni esterne o verso altre aree.
- È opportuno istituire una call con il proprio gruppo di lavoro, di pochi minuti, tutte le mattine all’inizio dell’attività, nella quale deve essere fatto il riassunto sul lavoro della giornata in carico a ciascuno. Ciò serve a mantenere il ritmo, aiutare la concentrazione e non per ultimo, per salutarsi.
- Le chat vanno usate per chiedere informazioni semplici, altrimenti sono da preferirsi le chiamate: scrivere richiede tempo soprattutto se l’argomento è complesso, con il rischio di essere fraintesi.
- È buona abitudine concordare gli appuntamenti delle call anche tra colleghi e non chiamare in modo inatteso. In ogni caso, è importante rendersi sempre disponibili a riceverle all’interno degli orari di lavoro.
- La puntualità non è un’opinione: è una necessità. Gli orari degli appuntamenti, anche delle call, vanno rispettati.
- Fare pause regolari per allontanarsi dalla postazione di lavoro è fondamentale, come lo è ricordarsi di segnalarlo nel proprio stato di attività, per sé stessi e per rispetto degli altri.
- Garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza delle informazioni e dei documenti trasmessi resta una priorità assoluta, ancor di più operando in un ambiente domestico, quindi al di fuori delle infrastrutture e delle prassi aziendali. In questo video, vi sono alcuni utili consigli per fare della propria casa un ambiente digitale protetto.
La gestione del tempo diventa quindi l’aspetto cruciale, in quanto l’ambiente domestico può facilmente e comprensibilmente portare a confondere le mansioni famigliari, specie in presenza di figli, con quelle lavorative.
Proprio in questo frangente, oltre al rispetto della propria personale tabella di marcia, diventa di fondamentale supporto il lavoro di squadra e il rispetto delle regole di ingaggio, che aiuteranno a definire un ritmo che non sia egocentrico, ma condiviso con il team in cui si lavora. È sempre consigliato, inoltre, concedere ai colleghi la possibilità di concordare i tempi delle call e dove possibile, delle scadenze.
