Projectbeheersing, het zou je werk maar zijn...

Enigszins meewarig keek ze me aan toen ik vertelde dat ik adviseur ben bij Arcadis en dat ik veel projectbeheersing doe. “Zeg maar de harde kant van projectmanagement” probeerde ik nog. Op het moment dat ik nog toevoegde dat wij dat doen in grote complexe multidisciplinaire projecten realiseerde ik me dat ik haar echt kwijt was. Vertwijfeld zat ik daar op die verjaardag. Ja Lau, wat doe jij nu precies voor werk?

Wellicht herken je soortgelijke gesprekken. Op je werk of op je studie lijkt het allemaal heel duidelijk en relevant wat je doet, maar op het moment dat iemand ernaar vraagt blijkt het toch knap lastig om uit te leggen wat je werk/studie in houdt. Tijdens mijn eigen studie sociale geografie had ik dat al, laat staan nu ik adviseur projectbeheersing ben.

Toch is het een belangrijk onderdeel van projectmanagement. Grote projecten zijn complex en het is zeker niet vanzelfsprekend dat het altijd duidelijk is hoe een project ervoor staat. Projectbeheersing heeft als doel om de juiste sturingsinformatie te leveren zodat de projectmanager zijn project kan sturen en dat de opdrachtgever een eerlijk beeld heeft van hoe zijn project ervoor staat. Als projectbeheerser verzamel je deze informatie door gesprekken en verschillende systemen voor financiën, planning en kwaliteit. Hierover rapporteer je middels voortgangsrapportages voorzien van de mogelijke risico’s en de gevolgen hiervan voor de planning en de financiën. Ook worden hierin beheersmaatregelen opgenomen voor de belangrijkste risico’s.

Samen met andere Arcadis collega’s werk ik zo aan verschillende beheersaspecten van projecten voor onze opdrachtgevers.  Mijn rol is de opdrachtgever dan wel de projectmanager te voorzien in de juiste sturingsinformatie.

“Ja Ja , maar wat doe jij dan precies”?

“Oké, laat ik het anders uitleggen. Stel je eens voor dat je een taart bakt. Je weet welke taart je wilt maken (scope) en hoeveel deze mag kosten (geld). De taart is voor de verjaardag van je moeder en die is overmorgen jarig. De taart moet een halve dag afkoelen, dus je hebt nog anderhalve dag (planning/tijd). Terwijl je een boodschappenlijstje maakt bedenk je opeens dat er weleens geen kersen zouden kunnen zijn in de winkel (risico). Hiervoor bedenk je een andere topping als alternatief, mocht dat inderdaad zo blijken te zijn (beheersmaatregel). ’s Avonds bij het eten hebben jullie het nog eens over de verjaardag van je moeder en daar blijkt dat je jezelf hopeloos hebt vergist in de datum. Ze is een dag eerder jarig (super gênant). Om toch op tijd klaar te zijn dient de planning aangepast te worden. Je moet morgen in de ochtend de hele taart bakken. Daarom besluit je om het budget te verhogen zodat je bij een duurdere supermarkt boodschappen kunt doen die nog deze avond open is. In de winkel doet zich nog een andere verrassing voor. De kersen zijn er wel maar de nootjes voor aan de zijkant blijken op te zijn (issue). Dat betekent dat je een net iets andere taart gaat maken dan eerst bedacht (scopewijziging). De volgende ochtend wordt de taart gebakken. Ondanks de scherpe planning is er toch net te weinig tijd om de taart helemaal af te laten koelen. Hierdoor is de kwaliteit wellicht iets minder bij het opdienen, maar dat mag de pret niet drukken. Het feest kan beginnen!”

Projectbeheersing lijkt hier wel een beetje op. Voor de taart moest een planning gemaakt worden, er was een scope die wijzigde door optredende risico’s en er waren wijzigingen die invloed hadden op de planning. De wijziging van de belangrijkste mijlpaal van de verjaardag zorgde ook nog eens voor een bijstelling van budget en planning. Kortom, een knap staaltje projectbeheersing!

Bovenstaand schema laat zien hoe de verschillende aspecten van projectbeheersing zoals Tijd, Geld of Risico’s op elkaar aansluiten. Misschien begrijp je nu iets beter waar wij ons mee bezig houden. Mijn tante na deze uitleg wel en het lijkt haar een zeer afwisselende, drukke en uitdagende baan”.

Wil je hier meer over weten? Voel je vrij om vragen te stellen.