Never a dull moment als linker- en rechterhand van een projectmanager

Mijn kleurenprofiel en de ervaring met de knikkerbaan uit mijn eerste blog lijken misschien abstract, maar als projectmanagement ondersteuner (PMO-er) kom ik de verschillende drijfveren elke dag tegen. Mijn drijfveren en die van anderen. Twee dagen per week ben ik als PMO-er betrokken in een grensoverschrijdend spoorproject. Wat mijn rol inhoudt en hoe mijn dag er als PMO-er uit ziet, kan ik samenvatten als “het is nooit hetzelfde en altijd anders”.

Leerschool

De drie hoofdthema’s in het leven van een PMO-er zijn: planning, financiën en de centrale vraagbaak. Mijn favoriete taak is het afstemmen met mijn collega’s om de voortgang te bewaken. Als PMO-er vorm ik samen met de projectmanager het aansturende team van een project. Terwijl de projectmanager eindverantwoordelijk is en het contact met de klant onderhoudt, ben ik als PMO-er binnen de organisatie de spin die alle disciplines aan elkaar verbindt. Dit betekent dat ik in de gaten houd hoe de planning van het project verloopt, er voldoende en op tijd afstemming tussen verschillende disciplines plaatsvindt en dat de financiën van het project op orde zijn. De rol van de projectmanager is algemeen bekend, maar onderschat de rol van de PMO-er niet! Deze rol is onmisbaar en uitdagend, want ik ben overal bij betrokken en leer ontzettend veel van de samenwerking met een ervaren projectmanager.

Als projectbeheerser zit je er middenin

Laten we bij het begin beginnen. Een project is niks anders dan een samenwerking van verschillende mensen met verschillende drijfveren. Daarom is geen project hetzelfde en mag je gerust zeggen: geen dag is hetzelfde! Binnen het tramproject werk ik dagelijks met veel verschillende specialisten samen. Van veiligheidsdeskundigen en architecten tot aan de bovenleidingspecialisten of baanontwerpers. Al deze kennis moet uiteindelijk in het project landen. De afstemming tussen deze specialisten levert cruciale kennis voor de voortgang van het project en dus de planning als het dynamische hart van een project.

Disciplines op elkaar afstemmen

De crux is dat voor elk teamlid een ander aspect belangrijk is. Zo wil de wegontwerper weten waar de ligging van de tramhalte gepland is om deze zo goed mogelijk in de weg te integreren. Houdt de architect zich bezig met de vraag “hoe komt de halte eruit te zien?”. En ontwerpt de bovenleidingsexpert de ligging van de energievoorziening van de tram. Mijn collega’s hebben verschillende drijfveren. Om deze op elkaar af te stemmen, is het een vereiste dat ik deze belangen herken en toch een brug kan slaan tussen de verschillende disciplines. Hiermee bewaak ik de voortgang van het project wat betekent dat ik vaak technische vragen krijg. De eerste keer was dit even slikken. Als PMO-er hoef ik niet alle technische vragen te kunnen beantwoorden. Het is veel meer mijn taak om mijn collega’s te helpen om te komen tot het juiste antwoord.

Om zo goed mogelijk te kunnen sturen, ben ik dagelijks in gesprek met collega’s van die verschillende disciplines om te horen wat er speelt. Heb ik op alle vakgebieden diepe inhoudelijke kennis nodig? Nee. Dat hoeft ook niet. Mijn helikopterblik helpt om de verschillende disciplines in te zetten om het project in goede banen te leiden en de voortgang van het project te bewaken. Dit gaat van vakantieplanning (wat doe je als iemand afwezig is maar een product echt af moet?) tot aan een verandering van de projectscope (welke aanpassingen hebben invloed op welke disciplines en wat betekent dit voor de planning?). Verschuivingen in de planning zijn lastig maar niet altijd te voorkomen. Daarom denk ik vooruit en ben ik als PMO-er altijd one-step-ahead. Helaas lukt dit niet altijd, want projecten zijn dynamisch. Dan gebruik ik de toverwoorden ‘flexibiliteit’ en ‘creativiteit’. En roei ik met de riemen die ik heb.

Ben jij ook een geboren PMO-er? 

Geen project is hetzelfde. Geen PMO-er is hetzelfde. Ieder heeft zijn eigen stijl. Als ik het zo samenvat, is een PMO-er verantwoordelijk voor de coördinatie van activiteiten, het afstemmen van disciplines, het halen van deadlines en het nakomen van afspraken. Naast het beheersen van de planning en voortgang ben ik ook de vraagbaak voor het team, beheers ik het project financieel en ondersteun ik als linker- en rechterhand de projectmanager.

Lijkt jou dit een spannende afwisseling tussen afstemming en sturing en ben jij een goede teamplayer, een creatieve meedenker, reageer jij proactief en ben je als geboren coördinator niet bang voor de telefoon? Wie weet ben jij onze nieuwe PMO collega!