Met voortschrijdend inzicht weer toekomst-proof

We hebben er weer een! Een project waarvan de uitgangspunten wijzigen. Na een paar kritische vragen blijkt de klant toch iets anders te willen dan hij in eerste instantie dacht. In dit geval levert het geld op, omdat een aantal functionaliteiten niet meer nodig blijken en het ontwerp eenvoudiger kan. Iedereen blij. Maar dat is niet altijd zo, is mijn ervaring.

Iedereen die projecten doet, herkent het. Iedereen die wel eens heeft gebouwd, herkent het. Het hoort erbij, dat voortschrijdend inzicht. Helaas kost het vaak wel extra geld en tijd. En hoe verder het project gevorderd is, hoe duurder deze wijzigingen zijn. Je geld uitgegeven aan onnodige zaken is ook niet fijn. Het is dus zaak het doel en de uitgangspunten zo vroeg mogelijk helder te hebben. Dat en omgaan met voortschrijdend inzicht is een uitdaging voor iedereen die projecten doet.

De vraag achter de vraag achterhalen. Eigenlijk vind ik dat stiekem één van de leukste delen van het project. Een technische oplossing bedenken, lukt meestal wel. Dat is leuk en dat is ons vak. Maar het is een uitdaging om juist wat extra’s te kunnen bieden door te doorzien wat de klant echt wil en waarom hij dat wil. Daarvoor is het nodig om de vraagstelling of een oplossing vanuit meerdere perspectieven te bekijken. Niet alleen door de ogen van het management en het projectteam, maar ook die van een operator, (onderhouds)monteur of technoloog. Of thuis, je partner, de buren, de aannemer, etc... Het liefst zonder de emotionele lading.

Pas als de doelen van een project en van de verschillende belanghebbenden echt duidelijk zijn, kun je de tegengestelde, onlogische (of ontbrekende) randvoorwaarden zien. Door de juiste vragen daarbij te stellen, komt je tot de best passende oplossing. Een minder leuk aspect vind ik dat deze informatie van al die belanghebbenden in documenten moet worden verzameld en bijgehouden.

Ik werk bij de afdeling Proces Design & Engineering (PD&E) en wij gebruiken de V-model systematiek hiervoor. Dit werkt goed, maar het heeft ook een nadeel. Het is een document-based systeem. Daardoor komt dezelfde informatie soms in meerdere documenten terug. Dit is omslachtig en het risico ontstaat dat de informatie in de diverse documenten niet meer goed matched, zeker wanneer er achteraf wijzigingen zijn. 

Document-based engineering systeem

Door ervaring kan ik voor een klein project goed het overzicht houden over de gestelde doelen en belangen, ook als deze wijzigen. Belanghebbenden spreek ik persoonlijk en wanneer er tegenstrijdigheden in de eisen zijn, is een vraag snel gesteld en vlug beantwoord.  Zo zit ik samen met de klant en collega’s weer snel op dezelfde lijn en kunnen we weer door. Maar hoe gaat dat wanneer het project veel groter is, met meer belanghebbenden, die je misschien nooit persoonlijk te spreken krijgt?

MBSE: BIM voor documenten

Digitalisering gaan ook hier ontzettend snel en biedt enorm veel kansen. Naast de ontwikkelingen met BIM voor tekeningen en 3D modellen neemt ook de digitalisering van de documenten stroom toe. Deze ontwikkelingen sluiten aan bij het kwaliteit systeem en de toekomstvisie van Arcadis. Om dit voor elkaar te krijgen, krijgen we ondersteuning van een gespecialiseerde afdeling binnen Arcadis. Zij helpen afdelingen door een platform aan te bieden die data-management verbetert. De zogenaamde Model based System Engineeringaanpak (MBSE). Het grote voordeel? Deze MBSE-systematiek verzamelt de data op één plek en is zo voor iedereen in het project toegankelijk. Eigenlijk hetzelfde als het BIM-model, maar dan voor de projectdata.


Bij mij op de afdeling PD&E ligt de focus in de eerste fase op het verbeteren van ‘requirements management’. Op dat vlak halen we het meeste profijt zoals duidelijk wordt in mijn bovenstaande betoog.  In plaats van het bijhouden van een veelvoud aan documenten krijgen we op deze manier meer tijd om aandacht te besteden aan het creatieve proces. Door onze data beter te beheersen, kunnen we tot een nog hogere werkkwaliteit komen. Dat is ons doel en zijn we weer toekomst-proof. Een voortschrijdend inzicht bij het doen van onze projecten.




Claudia Saes

Senior process engineer, Process Design & Engineering +31 (0)6 1158 2347 Stel mij een vraag
Share on Wechat
"Scan QR Code" on WeChat and click ··· to share.