Is dat moeilijk, een project doen?

Een project doen is eigenlijk heel simpel en oeroud. Iedereen heeft wel eens een project gedaan. Een huis of fietsschuurtje bouwen of een nieuw gerecht maken. Of je hebt ome Harry of tante Toos dat vroeger zien doen, dat telt natuurlijk ook. Nagenoeg iedereen kan zich voorstellen welke stappen nodig zijn om een project te doen. De valkuil is echter dat er onderweg veel mis kan gaan. Je kunt het maar niet eens worden welke kleur je schuurtje moet worden, de cake stort in, het dak lekt, de planning loopt uit en het budget ... je raadt het al, dat was veel te krap.

Hoe hou je dat proces onder controle zodat het project ook het gewenste eindresultaat oplevert, binnen de planning en het liefst ook nog binnen het gestelde budget? Ook als het project groter en complexer wordt en als er meer mensen bij betrokken zijn? Kortom: Hoe hou je de focus op de juiste dingen en hoe maak je onderweg de juiste keuzes? Al deze uitdagingen samen maakt projecten zo complex.

Wat daarbij helpt zijn structuur en betrokkenheid. Dat zijn in mijn ogen de cruciale ingrediënten voor het slagen van een project.

Kolvende moeder tussen de babyvoeding

Tijdens mijn werk bij een grote babyvoedingsproducent kwam ik erachter wat ‘betrokken zijn bij je werk’ voor mij betekent. Mijn dochter was net geboren en ik gaf haar nog borstvoeding. Een grappig contrast: mijn lijf en die grote fabriek met al die mensen, die mijn voeding probeerde na te maken. Ik hoefde er zelf (gelukkig) weinig voor te doen, behalve heel veel eten en af en toe mijn collega’s uit de keet sturen om te kolven.

Daar kwam nog het besef bij van het belang van goede en veilige voeding, voor soms zeer kwetsbare kindjes. Het kan deels aan de hormonen hebben gelegen, maar dat besef greep me destijds erg aan. Als mijn dochter kuchte gingen alle alarmbellen al af, ook wanneer ze heel stil was trouwens …  Maar wat als er in deze complexe fabriek of in de organisatie er omheen iets (bijna) misgaat en je hebt een kindje dat daar afhankelijk van is? Wanneer dat gebeurt, zijn de consequenties nauwelijks te overzien en niet te bevatten.

Om projecten te borgen, gebruikte deze klant het GAMP V-model. Dat moest wel een goed uitgangspunt zijn. Mijn werk is vooral technische inhoudelijk, maar het proces achter het doen van projecten interesseerde me al langer. Hier vielen voor mij een aantal puzzelstukjes op zijn plek, waar ik iets mee moest doen. Mijn eveneens betrokken collega’s dachten er gelukkig net zo over.

Het GAMP V-model

GAMP staat voor Good Automated Manufacturing Practice. Het is dus eigenlijk niet bedoeld voor procesontwerpen, maar het is wel een sterk instrument om inzicht te geven in het doen van complexe projecten. Het V-model is oorspronkelijk bedoeld voor de automatisering in de farmacie.

 Basisweergave van het GAMP-V-model

Het sterke van het V-model ten opzichte van andere projectmethodieken is de aandacht voor de V’s: Verificatie en Validatie van het ontwerp. Het is altijd belangrijk om je ontwerp te valideren en extra belangrijk in de farmacie en voedingsmiddelenindustrie. Maar ook: bewaak wanneer iets goed genoeg is? Kortom, de methode zorgt voor het in een vroeg stadium uitspreken en vastleggen van de verwachtingen. Van grof naar fijn.

Een integraal ontwerp

Het model laat zien hoe de validaties gekoppeld zijn aan de eerdere ontwerpfasen. Door inzicht in deze verbanden kom je tot een integraal ontwerp. Dat betekent dat alle projectdelen goed op elkaar zijn afgestemd met steeds dezelfde focus: het eindresultaat. Daarnaast kun je tussen de fasen review momenten toevoegen. Die zorgen ervoor dat je als projectgroep steeds op een lijn blijft met de diverse belanghebbenden zoals operators, kwaliteitsdienst, TD, etc. Wanneer je de afwegingen en afspraken vastlegt (PDB en EDB) kun je er in een latere fase op teruggrijpen. Dat scheelt discussies achteraf.

Model geen doel maar hulpmiddel

Met dit concept zijn we aan de slag gegaan en naarmate de jaren vorderden, is het model steeds verder uitgebouwd en aangevuld.

 Uitgewerkt V-model voor procesengineering PD&E, Arcadis

Om het nog ingewikkelder te maken, gebruiken we tegenwoordig ook templates, datasheets, kruisjeslijsten etc. die ons helpen tijdens het project. Of en welke van die templates, reviews en lijsten we gebruiken, verschilt per klant en per project. Maar bij ieder project sluit het model zich wonderwel aan. Voor mij is een belangrijk uitgangspunt dat het model en de bijbehorende documenten nooit een doel op zich zijn. Het is enkel een sjabloon voor het doen van het project. Want wat blijft, is het gebruik van je gezonde (boeren)verstand en inzet van betrokken mensen. Dat borgt namelijk geen enkel model.

Wil jij meer weten over het V-model en hoe wij dat gebruiken. Neem dan gerust contact met me op. En mijn dochter is inmiddels 11. Dat ‘project’ is nog in de uitvoeringsfase, maar voldoet tot nu ruimschoots aan alle specificaties. Meer dan dat zelfs.

Voor alle grapjassen: De rechterfiguur met het blauwe jurkje, is mijn dochter Nore ©Lynnthijsfotografie

Claudia Saes

Senior process engineer, Process Design & Engineering +31(0)6 1158 2347 Stel mij een vraag