Continue transparantie is 'key'

Deze tijd breekt records in het aantal webinars en digitale meetings, workshops en vrijdagmiddagborrels. Dit ervaar ik ook tijdens mijn stage bij Arcadis. Na mijn studie Science, Business en Innovation wilde ik door middel van een stage mijn werkveld verbreden en inzicht krijgen in mijn eigen capaciteiten en ambities verkennen bij een interessant bedrijf. Mijn stage liep echter anders dan ik vooraf ingeschat had.

Team meeting blog Anouk van Drie

Waar ik een paar maanden geleden collega’s ontmoette bij het koffiezetapparaat en deelnam aan scrumbijeenkomsten en workshops, zit ik op dit moment thuis achter mijn laptop en volg digitale koffiemomenten, webinars en vrijdagmiddagborrels. Om online bijeenkomsten interactiever en praktischer te maken, gebruikt Arcadis creatieve digitale platformen en tools. Ook zijn meerdere digitale tools opgezet zoals Transparant Omgevingsmanagement Platform (TOP) en iEngage. Deze platformen bestaan al enkele jaren, maar in deze digitale tijd neemt het gebruik en de belangstelling enorm toe. Onlangs heb ik samen met initiatiefnemers Tessa Peters en Eric van Dijk de platformen onder de loep genomen.

iEngage en TOP

iEngage is een platform om digitaal te rapporteren. Het is een nieuwe manier voor het delen en presenteren van informatie als onderdeel van het omgevingsmanagementproces. In de vaak dikke rapporten is het lastig om de juiste informatie te vinden. Met iEngage ontstaat er een digitale plek (website) waar deze informatie publieksvriendelijk wordt gepresenteerd. Belangstellenden hoeven niet meer duizenden pagina’s aan rapporten door de bladeren, maar kunnen klikken en inzoomen op de digitale kaart naar informatie die relevant is.

TOP is een digitaal platform waarmee het projectteam tijdens iedere fase van een project continu informatie kan delen, ontvangen, verwerken en teruggeven aan de omgeving.

Informatievoorziening en betrokkenheid op orde

Beide platformen zijn ontstaan uit een tekortkoming vanuit het informeren en participeren binnen een project. Zij zijn een hulpmiddel bij de participatievraag in projecten waarbij de informatie direct en makkelijk beschikbaar is. Dit is belangrijk in deze tijd van social media waarbij weerstand snel georganiseerd is. Het voorkomt vertraging en opschudding in een project als de informatievoorziening en betrokkenheid goed op orde is.

Tevreden omwonenden

Ik heb meegemaakt dat Arcadis iEngage heeft ingezet bij informatieavonden en merkte dat vragen van omwonenden veel sneller en beter zijn beantwoord. De bewoners gingen beter geïnformeerd en tevredener naar huis. Dat heeft er ook toe geleid dat het aantal zienswijzen is beperkt. Dat is winst. Bovendien bereiken we met de platformen een grotere groep en niet alleen degene die naar de bijeenkomst komen.

Transparantie

De transparantie die de platformen bieden, creëert inzicht en begrip bij alle belanghebbenden.  Hierdoor ontstaat een gezamenlijk hoger kennisniveau om samen met de omgeving en stakeholders beslissingen te kunnen nemen. Hoe transparanter de ontwikkelingen per projectfase zichtbaar zijn, des te makkelijker het is om samen begrip te creëren.

Kookboek ‘digitaal faciliteren’

De platformen zijn een aanvulling op het omgevingsmanagement zoals we dat al kennen. Het is geen totaaloplossing maar een extra ingrediënt in de keuken om het participatieproces goed te kunnen doorlopen in deze digitale periode. Ik merk dat in deze thuiswerk periode onze opdrachtgevers ook op zoek zijn naar tools en een online omgeving waarin ze hun participatie verder vorm kunnen geven en bestaande projecten door kunnen laten gaan.

Om in keukentermen te blijven, het onlangs gelanceerde Arcadis kookboek ‘digitaal faciliteren’, biedt hier een mooie aanvulling op. Het geeft een kijk op de tools en platformen voor projecten om transparant en actief te blijven in deze tijden van digitaal faciliteren.

Voor mij is duidelijk geworden dat continue transparantie ‘key’ is. Hoe meer je laat zien en naar buiten treedt, hoe makkelijker het wordt een gezamenlijk begrip en kennisniveau te creëren. Ondanks dat ik nu vanuit een thuissituatie mijn stage volg, heeft de aanpak bij Arcadis ervoor gezorgd dat ik veel heb geleerd. Die nieuwe kennis neem ik mee naar mijn vervolgstudie. In september 2020 start ik met een master Econometrics and Operation Research. Ook na deze digitale tijd blijven online tools noodzakelijk om transparant en actief te informeren en faciliteren. Dat gezamenlijk begrip en kennisniveau creëren we door alle belanghebbenden continu op een transparante manier te betrekken!

Bekijk hier de stage- afstudeervacatures  bij Arcadis.

 

Anouk van Drie

stagiair project- en programmamanagement +31 (0)6 1337 3880 Stel mij een vraag
Share on Wechat
"Scan QR Code" on WeChat and click ··· to share.