AUTEUR
In een eerdere blog vergeleek ik Arcadis met het basketbalteam de Chicago Bulls. De combinatie van een technisch hart en project- en programmamanagement. Bij dat laatste staat de driehoek van geld, tijd en kwaliteit altijd centraal. Als ik in de landelijke media lees dat een project meer budget nodig heeft of niet op tijd af is, vraag ik me af of er keuzes gemaakt zijn onder tijdsdruk. En wat de invloed van die keuzes is op de geleverde kwaliteit. Als Projectleider Projectbeheersing en Kostenmanagement houd ik mij dagelijks bezig met deze zogenaamde ’communicerende vaten’.
Tijd
Als we het hebben over het aspect ‘tijd’, dan bedoelen we al snel de (project)planning. Met een planning maken we binnen een project inzichtelijk welke activiteiten wanneer klaar moeten zijn en hoe deze activiteiten zich tot elkaar verhouden. Planningsmanagement legt de relatie tussen de technische voortgang en het halen van projectmijlpalen. Met andere woorden: krijgen we (deel)producten binnen de afgesproken tijd afgerond?
Geld
Bij ‘geld’ spreken we in de projectenwereld vaak over budget. In een contract spreken we met de klant af wat we hiervoor moeten leveren. Het uitvoeren van al die projectactiviteiten kost geld. Mensen verzetten werk, computers voeren berekeningen uit, inkoop materialen en machines produceren. Financieel management komt platgezegd neer op het monitoren of de opbrengsten groter zijn dan de gemaakte kosten. Lukt dat om wat voor een reden niet, dan spreken we van budgetoverschrijding.
Kwaliteit
We weten dus wat we moeten doen, wanneer het af moet zijn en hoeveel het mag kosten. Het laatste element van de driehoek is ‘kwaliteit’. Voldoet het geleverde product aan de gestelde eisen? Ik noemde eerder al dat de kwaliteit samenhangt met de aspecten tijd en geld. Eisen we een tien met een griffel, dan staan daar vaak hoge kosten tegenover. Willen we koste wat het kost de planning halen, dan kan het zijn dat we wat inleveren op voorafgestelde kwaliteitseisen. We kunnen de drie elementen niet los van elkaar zien. Ik merk dat dit in projecten nogal eens over het hoofd wordt gezien.
Risicomanagement als rode draad
Risicomanagement verbindt deze drie elementen aan elkaar. Ik zie het als de rode draad van projectmanagement en projectbeheersing. We noemen dit ook wel ‘risicogestuurd werken’. Een project is niet op tijd klaar, omdat risico’s optreden die negatieve gevolgen hebben voor de planning. Het budget blijkt te krap, omdat onvoorzien omstandigheden optreden die geld kosten. Het eindproduct voldoet niet aan de gestelde eisen, omdat het project te maken krijgt met risico’s die drukken op die kwaliteit. Zo zie je dat alle elementen van de driehoek zich verhouden tot risicomanagement.
Daarom treffen we maatregelen om deze communicerende vaten te beheersen. Hiermee bedoel ik preventieve en correctieve maatregelen. Preventieve maatregelen nemen oorzaken weg die ten grondslag liggen aan het risico. Zo verkleinen we de kans dat het project te maken krijgt met het risico. Sommige risico’s zijn echter niet te voorkomen. Daarom brengen we ook correctieve maatregelen in kaart die de negatieve gevolgen van een opgetreden risico minimaliseren.
Met het beheersen van de risico’s, help ik dagelijks mee de gezamenlijk vastgestelde projectdoelstellingen te halen en draag ik bij aan resultaten die impact hebben. Wil jij meer weten over hoe jij impact kunt maken op de wereld waar we in leven? Lees hier wat het betekent om Arcadiaan te zijn!
AUTEUR